Polityka prywatności – RODO

Kancelaria Prawnicza

„Waraksa i Partnerzy – Radcowie Prawni” Spółka Partnerska

ROK ZAŁOŻENIA 1996

Warszawa, dnia 25 maja 2018 roku

Szanowni Państwo,

w zawiązku z wprowadzeniem Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (tzw. „RODO”), zwracamy się do Państwa z prośbą o zapoznanie z zamieszczoną poniżej klauzulą informacyjną dotyczącą zasad przetwarzania danych osobowych przez Kancelarię Prawniczą „Waraksa i Partnerzy – Radcowie Prawni” Sp. p. 

Warto poznać te zasady, albowiem to na ich podstawie i w zgodzie z nimi przetwarzamy Państwa dane osobowe; zasady te wskazują ponadto, jakie Państwu przysługują prawa, a jakie na nas spoczywają obowiązki związane z przetwarzaniem i ochroną udostępnionych nam danych osobowych.

Co to oznacza dla Państwa? Mamy kilka dobrych wiadomości. Po pierwsze i najważniejsze – nic nie musicie Państwo robić. Przetwarzanie przez Kancelarię Państwa danych odbywa się w oparciu o aktualne podstawy prawne.

Po drugie, od wielu lat stosujemy zasady, które w zasadniczych punktach zgodne są z tymi, które wprowadza RODO. Aby jednak lepiej i mocniej chronić Państwa dane oraz realizować nowe prawa, z których możecie Państwo korzystać, w naszej działalności wprowadziliśmy Politykę Ochrony Danych Osobowych wdrażającą wszystkie rozwiązania, o których mówi RODO. Ich wprowadzenie nie wiąże się dla Państwa z koniecznością wykonania jakichkolwiek czynności.

Informujemy jednocześnie, że RODO ma na celu ujednolicenie zasad ochrony przetwarzania danych osobowych na terenie Unii Europejskiej, przy czym warto zauważyć, że przepisy RODO są nowym elementem rzeczywistości, a ich wykładnia dopiero się tworzy. Wprowadzone nim zasady obowiązują od dnia 25 maja 2018 r.

Pozdrawiamy,

Zespół Kancelarii Prawniczej „Waraksa i Partnerzy – Radcowie Prawni” Sp. p.

INFORMACJA O ZASADACH PRZETWARZANIA 

DANYCH OSOBOWYCH W KANCELARII – OBOWIĄZEK INFORMACYJNY

Niniejszym zgodnie z Art. 13 ust. 1 i 2 oraz Art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”), Kancelaria Prawnicza „Waraksa i Partnerzy – Radcowie Prawni” Spółka partnerska w Warszawie (dalej „Kancelaria”), informuje o zasadach przetwarzania w Kancelarii danych osobowych, będących w jej posiadaniu:

1. Kto jest administratorem Państwa danych osobowych? Administratorem danych osobowych jest Kancelaria Prawnicza „Waraksa i Partnerzy – Radcowie Prawni” Spółka partnerska w Warszawie przy ul. Mokotowskiej 51/53 lok. 3. 

W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących podstaw oraz zasad przetwarzania Państwa danych osobowych zapraszamy do kontaktu pod nr tel.: 22 / 628 00 00 lub poprzez e-mail: kancelaria@waraksa.pl.

2. Jakie są cele (przesłanki) przetwarzania przez Kancelarię Państwa danych osobowych? Państwa dane osobowe przetwarzane są wyłącznie w celach zapewnienia świadczenia przez Kancelarię – w sposób profesjonalny, zgodny z obowiązującymi regulacjami prawnymi oraz Zasadami Etyki Zawodu – pomocy (obsługi) prawnej. 

W tym zakresie dysponowanie przez Kancelarię danymi osobowymi jest niezbędne:

• dla wykonania umów, których Państwo i Kancelaria są stronami; najczęściej chodzi o umowy dotyczące świadczonej przez naszą Kancelarię pomocy (obsługi) prawnej lub o umowy w sprawie świadczenia przez Państwa na naszą rzecz jakichkolwiek usług, w tym do podjęcia działań na Państwa  żądanie, przed zawarciem takiej umowy,
• do ochrony Państwa żywotnych interesów lub innej osoby fizycznej (na rzecz której świadczymy pomoc prawną),
• do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora danych – wskazanych w dalszej części niniejszej informacji. 

W każdym przypadku przetwarzania danych osobowych przez naszą Kancelarię, zachodzi przynajmniej jedna z powyższych przesłanek. Kancelaria nie przetwarza danych osobowych, jeżeli nie jest w stanie wykazać niezbędności przetwarzania dla realizacji któregokolwiek z powyższych celów.

3. Skąd Kancelaria posiada Państwa dane osobowe? Dane osobowe pozyskaliśmy zapewne bezpośrednio od Państwa – w chwili nawiązania bezpośredniego kontaktu z Kancelarią w związku ze świadczoną przez nas pomocą prawną.

Może się jednak zdarzyć, że nie przekazywaliście nam Państwo bezpośrednio swoich danych osobowych – w takim przypadku dane osobowe pochodzą najczęściej od Państwa osób najbliższych lub bezpośrednich współpracowników bądź zwierzchników służbowych, którzy kontaktując się z nami uznali, że dla prawidłowego świadczenia naszych usług lub usług świadczonych na rzecz Kancelarii, powinniśmy dysponować także Państwa danymi osobowymi. 

W przypadku więc, gdy przetwarzanie Państwa danych wiąże się z umowami dotyczącymi usług świadczonych przez Kancelarię lub na naszą rzecz, ich udostępnienie Kancelarii mogło nastąpić bezpośrednio przez Państwa lub przez podmioty, które są stroną umów zawartych w powyższym zakresie. Udostępnienie Kancelarii Państwa danych mogło zatem nastąpić z uwagi i w związku z zatrudnieniem Państwa w tych podmiotach. Przetwarzanie Państwa danych osobowych następuje w takim wypadku wyłącznie w celach związanych z prawidłowym świadczeniem powyższych usług przez lub na rzecz Kancelarii – najczęściej w celu utrzymania bieżącego kontaktu z osobami faktycznie wykonującymi określone czynności w ramach umów zawartych z Kancelarią.

Może tu także chodzić o sytuacje, w których dysponujecie Państwo wiedzą, która może okazać się pomocna w sprawach prowadzonych przez Kancelarię na rzecz osób trzecich (np. jako świadek lub ekspert w danej sprawie lub dziedzinie) lub też o takie, w których Państwo po prostu występujecie po stronie przeciwnej lub jesteście uczestnikami danego postępowania, w którym nasza Kancelaria występuje jako pełnomocnik strony / uczestnika. W takiej sytuacji Państwa dane zostały nam zapewne przekazane przez osobę będącą bezpośrednio zainteresowaną w sprawie (np. powoda lub pozwanego, wnioskodawcę lub uczestnika, stronę postępowania, innego pracownika tego samego podmiotu, itp.). 

Chodzi też o sytuacje, gdy Kancelaria swoje działania ma adresować nie tylko bezpośrednio wobec osoby, która zwróciła się do Kancelarii, ale na prośbę tych osób – również wobec zainteresowanych osób trzecich, które nie występują bezpośrednio do Kancelarii lub nie inicjują w tym zakresie jakiegokolwiek kontaktu z Kancelarią (chodzi tu np. o osoby wskazane „do wiadomości” w liście adresowej w sprawach kierowanych do Kancelarii drogą elektroniczną).

Często też musimy dysponować danymi osób, które nam bezpośrednio ich nie udostępniły, aby móc zawrzeć w sposób prawidłowy umowę dotyczącą świadczenia usług prawnych na rzecz wszystkich właściwych i koniecznych podmiotów (np. na rzecz obojga małżonków lub wszystkich współwłaścicieli – nawet wtedy, gdy w tej sprawie występuje do Kancelarii bezpośrednio tylko jeden z małżonków lub jeden ze współwłaścicieli).

W chwili, gdy znaleźliśmy się w posiadaniu Państwa danych w sposób opisany powyżej, możemy dalej przetwarzać te dane dla realizacji celów, które zostały opisane w pkt. 2 powyżej. 

4. W sytuacji, gdy Kancelaria nie pozyskała bezpośrednio od Państwa danych osobowych, jakie kategorie tych danych Kancelaria przetwarza?Kancelaria najczęściej przetwarza dane osób, od których bezpośrednio ich nie pozyskała, w zakresie: danych identyfikujących (imię / imiona, nazwisko / nazwiska, płeć, wiek, obywatelstwo, stan cywilny, rodzaj ustroju majątkowego panującego w małżeństwie /jeśli dotyczy/, nazwa prowadzonej działalności gospodarczej /jeśli dotyczy/, nr PESEL, NIP, KRS, informacja o stanie rozrachunków i saldach oraz dokumentach płatniczych w ramach danej sprawy/postępowania, numer / sygnatura akt danej sprawy, w której występuje osoba, której dane dotyczą) oraz danych adresowych lub kontaktowych (adres zamieszkania, adres siedziby, adres e-mail, nr telefonu kontaktowego). 

W przypadku osób – przedstawicieli osób prawnych / piastunów organów osoby prawnej lub pracowników – dysponujemy także informacjami o zajmowanym stanowisku w strukturach danego podmiotu. Zakres danych osobowych, które Kancelaria przetwarza, zależy od indywidualnej sytuacji i potrzeby i może być różny; staramy się podejmować działania, aby minimalizować potrzebę posiadania określonych kategorii danych.

5. Jaka jest podstawa prawna przetwarzania przez Kancelarię Państwa danych osobowych? Przetwarzanie danych osobowych wymaga podstawy prawnej. RODO przewiduje kilka rodzajów takich podstaw prawnych, a w przypadku Kancelarii mamy do czynienia, zasadniczo, z trzema podstawami prawnymi przetwarzania danych osobowych: 

• Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – niezbędność do wykonania umowy, której Państwo są stroną lub do podjęcia działań na Państwa żądanie, przed zawarciem umowy – ta przesłanka legalności przetwarzania danych osobowych przez Kancelarię będzie występowała stosunkowo często – w sytuacji, gdy zawrzemy z Państwem umowę dotyczącą świadczenia przez Państwa na naszą rzecz jakichkolwiek usług lub umowę w sprawie świadczenia przez naszą Kancelarię pomocy (obsługi) prawnej lub będziemy podejmowali na Państwa żądanie czynności przygotowawcze do zawarcia takiej umowy;
• Art. 6 ust. 1 lit. d) RODO – niezbędność do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej – w tym wypadku ta przesłanka będzie występowała stosunkowo często – ze względu na podejmowanie przez Kancelarię działań prawnych i faktycznych zmierzających do ochrony tego rodzaju interesów w ramach świadczonej przez Kancelarię pomocy prawnej; w tym wypadku przetwarzanie danych osobowych ma związek z działaniami realizowanymi na Państwa rzecz albo na rzecz innych osób fizycznych w sprawach lub postępowaniach, w których Państwo występują w jakimkolwiek charakterze (jako powód, pozwany, uczestnik, zainteresowany, świadek, biegły, druga strona umowy, pełnomocnik lub przedstawiciel, itp.).
• Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora danych – ta przesłanka będzie występowała równie często. Dotyczy ona przypadków, gdy przetwarzanie danych osobowych jest uzasadnione z uwagi na nasze usprawiedliwione potrzeby – najczęściej związane z umową, której jesteśmy  stroną (w sprawie świadczenia usług na rzecz Kancelarii lub dotyczącej świadczenia przez nas pomocy prawnej). Ta przesłanka wystąpi zawsze wtedy, gdy przetwarzanie danych osobowych nie może opierać się na żadnej z przywołanych wcześniej dwóch podstaw prawnych. 

6. Czym przejawia się prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora danych? Prawnie uzasadnionym interesem administratora jest potrzeba realizacji przedmiotu działalności Kancelarii, jakim jest świadczenie usług prawnych. 

Aby móc prowadzić naszą działalność, Kancelaria musi dysponować danymi osób bezpośrednio zaangażowanych w czynności realizowane w związku z zawartymi przez Kancelarię umowami – których osoby te nie są stronami. 

Ponadto Kancelaria może podejmować, w przypadkach określonych przez przepisy prawa, dozwolone działania marketingowe dotyczące usług własnych. 

W powyższych celach przetwarzamy dane osobowe, aby:

• móc się kontaktować z osobami, których dane dotyczą, zaangażowanymi w czynności podmiotów, na rzecz których świadczymy usługi prawne lub  świadczących usługi na rzecz Kancelarii,
• móc się kontaktować z osobami, których dane dotyczą, w tym także w ramach podejmowanych dozwolonych działań marketingowych, w szczególności i za wyraźną zgodą – przez e-mail oraz telefon; 
• obsługiwać prośby, wystąpienia, zapytania, etc. przekazywane w szczególności za pośrednictwem naszego sekretariatu w sytuacji, gdy nie są one związane wprost z wykonaniem jakiejkolwiek umowy zawartej z Kancelarią lub dotyczą osób, które nie są stronami takich umów;
• móc ulepszać nasze usługi i dopasowywać je do potrzeb i wygody przyszłych klientów Kancelarii;
• móc prowadzić windykację należności; postępowania sądowe, arbitrażowe i mediacyjne;
• móc prowadzić analizy statystyczne;
• przechowywać dane dla celów archiwizacyjnych, oraz zapewnić rozliczalność (tj. wykazać, że Kancelaria spełnia obowiązki wynikające z przepisów prawa);
• dodatkowo, przepisy prawa mogą wymagać od nas przetwarzania danych osobowych dla celów podatkowych, rachunkowych i sprawozdawczych.

7. Komu zgodnie z prawem Kancelaria może udostępnić Państwa dane osobowe? Państwa dane osobowe, w zależności od konkretnej potrzeby uzasadnionej łączącym nas stosunkiem prawnym lub faktycznym, mogą być udostępniane: (1) bezpośrednim doradcom księgowym Kancelarii – na cele związane lub wynikające ze wzajemnych rozrachunków; (2) radcom prawnym, adwokatom, aplikantom, praktykantom (studentom) – zatrudnionym w kancelarii lub świadczącym na rzecz Kancelarii usługi prawnicze, w związku z wykonywaniem tego rodzaju usług; (3) firmom audytorskim – na cele związane z badaniem sprawozdań rocznych z działalności Kancelarii lub działalności klientów Kancelarii; (4) firmie informatycznej, obsługującej (serwisującej) system teleinformatyczny Kancelarii; (5) wybranym instytucjom państwowym, organom władzy lub wykonującym zadania publiczne (sądom, komornikom sądowym, mediatorom, kuratorom, organom kontroli skarbowej, innym organom ochrony prawnej), organizacjom branżowym zgodnie z obowiązującym w Polsce ustawodawstwem; (6) partnerom Kancelarii – na cele związane z realizacją obowiązków sprawozdawczych lub informacyjnych oraz w celu zapewnienia wykonywania przez partnerów uprawnień wynikających z posiadania praw udziałowych w Kancelarii; (7) kancelariom notarialnym – w celu przekazania danych niezbędnych do sporządzenia umów lub przygotowania do tych umów oświadczeń w formie notarialnej; (8) bezpośrednim doradcom (prawnym, księgowym, inwestycyjnym, etc.) osób, których dane dotyczą oraz innym podmiotom – na wyraźne Państwa życzenie.

Powyższy katalog i wyliczenie ma charakter przykładowy i w konkretnej sytuacji dane osobowe będą przekazywane wyłącznie wybranym odbiorcom oraz zgodnie z uzasadnioną potrzebą.

8. Czy Kancelaria będzie przekazywać Państwa dane osobowe do państwa trzeciego (tj. spoza EOG) lub organizacji międzynarodowej? Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej bez wyraźnej Państwa zgody, przy czym możliwe jest przekazanie tych danych do państwa trzeciego w sytuacji, gdy administrator poczty e-mail, której Państwo używacie w kontaktach z Kancelarią, korzysta z serwerów zlokalizowanych fizycznie poza EOG.
9. Przez jaki okres będą przechowywane w Kancelarii Państwa dane osobowe? Państwa dane osobowe będą przechowywane do czasu istnienia podstawy do ich przetwarzania – czyli w przypadku niezbędności danych do wykonania umowy – przez czas jej wykonywania oraz czas niezbędny dla realizacji przez strony tej umowy wynikających z niej roszczeń; w przypadku niezbędność do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej – do czasu zrealizowania tych interesów lub ich wygaśnięcia; natomiast w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest uzasadniony interes administratora – do czasu istnienia tego uzasadnionego interesu (tj. do dnia, w którym dalsze przetwarzanie Państwa danych osobowych okaże się nieuzasadnione ze względu na cel, jakiemu miało służyć).

W każdym jednak przypadku dane osobowe, którymi dysponuje Kancelaria, nie będą przetwarzanie przez okres krótszy, niż ustawowo wymagany dla przechowywania danego  rodzaju informacji.

10. Jakie przysługują Państwu prawa w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Kancelarię? W związku z przetwarzaniem przez Kancelarię Państwa danych osobowych, przysługują Państwu następujące prawa:

• prawo cofnięcia w dowolnym momencie zgody na przetwarzanie danych osobowych, jeżeli przetwarzanie danych w Kancelarii odbywa się na tej podstawie – bez wpływu na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, na podstawie art. 13 ust. 2 lit. c) RODO,
• prawo dostępu do treści swoich danych, na podstawie art. 15 RODO,
• prawo do sprostowania swoich danych, na podstawie art. 16 RODO,
• prawo do usunięcia swoich danych, na podstawie art. 17 RODO („prawo do bycia zapomnianym” – prawo to nie może jednak pozostawać w sprzeczności z obowiązującymi w Polsce aktami prawnymi),
• prawo do ograniczenia przetwarzania swoich danych, na podstawie art. 18 RODO,
• prawo do żądania poinformowania o odbiorcach danych osobowych, na podstawie art. 19 RODO,
• prawo do przenoszenia swoich danych, na podstawie art. 20 RODO,
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, na podstawie art. 21 RODO; prawo to dotyczy w szczególności przetwarzania danych osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego w zakresie, w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem bezpośrednim,

11. W przypadku uznania, że przetwarzanie Państwa danych osobowych przez Kancelarię lub osoby działające w jej imieniu, narusza przepisy RODO, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
12. Czy podanie Kancelarii danych osobowych jest obowiązkowe? Podanie niezbędnych danych osobowych jest warunkiem zrealizowania przez Kancelarię celu, o którym mowa w pkt. 2 powyżej. Podanie danych ma charakter dobrowolny, jednakże konsekwencją nie podania danych jest brak możliwości wykonania przez Kancelarię czynności, o których mowa w pkt 2 powyżej.
13. Czy Kancelaria będzie w sposób zautomatyzowany podejmowała wobec Państwa decyzje lub prowadziła automatyczne profilowanie (np. z wykorzystaniem algorytmów)? Kancelaria nie prowadzi zautomatyzowanego podejmowania decyzji oraz automatycznego profilowania danych osobowych. Przetwarzanie Państwa danych będzie odbywało się zarówno w sposób ręczny, jak i z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego.
14. Czy w Kancelarii obowiązują szczególne procedury ochrony moich danych osobowych? W Kancelarii przykładamy wyjątkową wagę do ochrony danych osobowych, które pozyskaliśmy. Objęte są one nie tylko ochroną wynikającą z przepisów RODO, ale także – a może nawet przede wszystkim – z przepisów nakładających na nas tajemnicę zawodową w zakresie informacji, które pozyskaliśmy w związku ze świadczeniem pomocy prawnej. 

Aby wzmocnić w naszej działalności ochronę danych osobowych, wdrożyliśmy Politykę Ochrony Danych Osobowych, zgodną z wymogami RODO, której przestrzeganie zapewnia ochronę powierzonych nam danych osobowych przed nieuprawnionym przetwarzaniem. Postępowanie zgodnie z wprowadzoną Polityką Ochrony Danych Osobowych jest dla nas jednym z najważniejszych priorytetów.